18. AUDIT, ZAGADNIENIA, ZAGADNIENIA, 18. AUDIT

Zgryźliwość kojarzy mi się z radością, która źle skończyła.

Korekcja – wyeliminowanie niezgodności

Działania korygujące – wyeliminowanie przyczyny niezgodności

Działania zapobiegawcze – eliminacja potencjalnych przyczyn niezgodności

Audit - systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu

Cel auditu

Audit – sprawdzenie czy to co jest zapisane jest realizowane i czy prawidłowo działa

Rodzaje auditów

1. WEWNĘTRZNY

· planowy,

· pozaplanowy

Jest prowadzony z inicjatywy kierownictwa przedsiębiorstwa, na własne potrzeby i zwykle przez własnych pracowników. Audity wewnętrzne wyróżniają się spośród wszystkich instrumentów oceny SZJ między innymi tym, że muszą być prowadzone zgodnie z udokumentowaną procedura.

Audity wewnętrzne, nazywane czasami auditami strony pierwszej, są przeprowadzane dla potrzeb przeglądu zarządzania oraz do innych celów wewnętrznych i mogą stanowić dla organizacji podstawę do zadeklarowania przez nią zgodności.

2. ZEWNĘTRZNY

Audity zewnętrzne obejmują audity nazywane ogólnie auditami strony drugiej lub strony trzeciej.

a. AUDIT KLIENTOWSKI

· planowy

· pozaplanowy

Jest to drugiej strony. Ma miejsce wówczas, gdy dana organizacja występując np. w roli zamawiającego, przeprowadza audit u swoich aktualnych lub potencjalnych dostawców, wykorzystując do tego z reguły własny zespół auditorów .

b. CERTYFIKUJĄCY

· planowy

· pozaplanowy

Jest to audit trzeciej strony. Jest szczególnym i najbardziej spektakularnym rodzajem auditu stanowiącym najważniejszy element procedury certyfikacji systemów zarządzania. Wniosek o jego przeprowadzenie przedsiębiorstwo zgłasza do upoważnionej instytucji jednostki certyfikacyjnej. Pozytywny rezultat tego auditu oznacza przyznanie organizacji certyfikatu.

Audity strony trzeciej są przeprowadzane przez niezależne organizacje zewnętrzne, takie jak te, które prowadzą certyfikację/rejestrację na zgodność z ISO 9001 lub ISO 14001.

- audit planowy - ustalony wg programu auditów na dany rok,

- audit pozaplanowy - wynikający z zaistniałych okoliczności, np.:

· zmiany organizacyjne,

· zmiany w systemie jakości,

· zmiany technologii, technik mających wpływ na jakość,

· pogorszenie jakości,

· reklamacje, skargi klientów,

· działania korygujące w następstwie przeprowadzonego auditu.

Audit połączony

Jeżeli co najmniej dwa systemy zarządzania są audytowane razem, to audit taki nazywa się auditem połączonym. Ma to miejsce w przypadku, gdy organizacje ma wdrożone dwa lub trzy systemy zarządzania.

Audit wspólny

Jeżeli co najmniej dwie organizacje współpracują w celu przeprowadzenia auditu jednego auditowanego, to taki audit nazywa się auditem wspólnym. Ma to miejsce, gdy np. dwóch klientów audituje swego dostawcę. Ważne jest, aby przed rozpoczęciem auditu organizacje audytujące osiągnęły porozumienie co do odpowiedzialności każdej organizacji w odniesieniu do uprawnień auditora wiodącego wyznaczonego do danego auditu.

Kroki planowania auditu

Krok 1. Ustalenie celów auditu

Każdy audit ma następujące cele:

• ustalenie czy istnieją niezgodności,

• przeprowadzenie analizy ewentualnych niezgodności

• ustalenie działań korygujących

Krok 2. Ustalenie zakresu auditu

Auditor i osoby auditowanego obszaru muszą dokładnie znać zakres auditu.

Krok 3. Ustalenie środków

Ustalone muszą być czasowe ramy i warunki osobowe, np.

· Kto przeprowadza audit?

· Kto reprezentuje auditowany obszar?

· Możliwość współpracy z auditowanym

· Jak długo potrwa audit?

Krok 4. Autoryzacja

Zapewniona musi być łatwość rozpoznania, kto zarządził audit. Audit można ustalać tylko zgodnie z wytycznymi SZJ lub specjalnymi rozporządzeniami. W zasadzie zleceniodawcą auditu jest kierownictwo przedsiębiorstwa i pełnomocnik SZJ.

Krok 5. Ustalenie odnośników (podstaw) auditu

Podstawy (odnośniki) auditu to zadania i przepisy, stanowiące podstawę przeprowadzenia badania auditowego. Ustalają one stan zadany (wymagania).

Krok 6. Uzgodnienia

Ustalenia z obszarem auditowanym muszą mieć miejsce, aby audit mógł być działaniem „przejrzystym”. Kierownicy jednostek auditowanych powinni być poinformowani o czasie, celach, zakresie, uczestnikach auditu itd., aby przekazać te informacje pracownikom.

Krok 7. Sporządzenie kwestionariusza pytań

Lista pytań auditowych jest ważnym elementem auditu. Jest każdorazowo sporządzana dla danego auditu.

Pytania powinny być tak zredagowane, aby Auditor zmieścił się w wyznaczonym czasie auditu. Auditor powinien także zaznajomić się ze specyfiką obszaru auditowanego, aby wiedzieć o co pytać

Krok 8. Uwzględnienie poprzednich zdarzeń

Audit powinien zawsze uwzględniać wyniki poprzedniego auditu oraz prace wykonane od tego czasu. Należy sprawdzić, czy i jakie działania zostały podjęte po poprzednim audicie w celu wyeliminowania niezgodności.

Krok 9. Wiedza o obszarze auditu

Wiedza fachowa dotycząca audytowanego obszaru to ważny warunek planowania i przeprowadzania auditu. Jeżeli auditor tej wiedzy nie posiada, przywołuje jednego lub kilku auditorów - fachowców i tworzy zespół auditowy. Auditor lub zespół auditu musi być w stanie odpowiedzieć na fachowe pytania:

• Jakie czynności należy wykonać?

• Kto te czynności wykonuje?

Dokumentowanie auditu

Ustalenia z auditu, wnioski oraz raporty musza odzwierciedlać działania auditowi zgodnie z prawdą. Przeszkody napotkane podczas auditu oraz nierozstrzygnięte lub rozbieżne opinie pomiędzy auditorem a audytowanym należy odnotować w raporcie.

· Dokładnie opisać fakty ( co wykryto, gdzie i na jakiej podstawie)

· Określić dlaczego to jest niezgodność ( podać obiektywne dowody z auditu)

· Zaszeregować niezgodność wobec normy, księgi jakości, procedury lub innego dokumentu.

· Określić wagę niezgodności

· Zasugerować działania korygujące

· Stosować właściwą terminologię

Wynik auditu dokumentowany jest w raporcie z auditu, który musi zawierać:

· Cele i zakres auditu

· Plan auditu

· Podstawy auditu (księga jakości, procedura, instrukcje)

· Ogólną ocenę auditu

· Protokoły niezgodności