Zgryźliwość kojarzy mi się z radością, która źle skończyła.
Podstawy organizacji i zarządzania, dr Agnieszka Szymankowska
14. JAK OTWORZYĆ WŁASNĄ FIRMĘ?
DZIAŁANIA PRZED ROZPOCZĘCIEM DZIAŁALNOŚCI
· kiedy jesteś przekonany co do tego, że chcesz działać na własny rachunek, czeka Cię 3 pierwsze kroki, jakie musisz uczynić.
1. Urząd Miasta lub Gminy – wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
Urząd Statystyczny – REGON
Urząd Skarbowy
ZUS – zgłoszenie do ubezpieczeń
2. Pieczątka
3. Konto w banku
Urząd Miasta lub Gminy:
· przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców,
· osoba fizyczna rozpoczynająca działalność gospodarczą może składać wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej do właściwego (ze względu na miejsce prowadzonej
w przyszłości działalności) Urzędu Miasta lub Urzędu Gminy,
· nazwę firmy – najlepiej jest podać nazwę normalną z wersją skróconą, np. "Ex–Im" Przedsiębiorstwo Eksportowo – Importowe,
· oznaczenie przedsiębiorcy - imię i nazwisko właściciela oraz jego numer ewidencyjny PESEL,
· oznaczenie miejsca zamieszkania (zameldowania) i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania – również wskazanie tego miejsca
i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego stałego miejsca wykonywania działalności gosp.,
· imię i nazwisko pełnomocnika (opcjonalnie),
· miejsce wykonywania działalności – z reguły siedziba firmy, którą będzie trzeba odpowiednio oznakować na zewnątrz (szyld z nazwą i adresem firmy); gdy prace będą wykonywane u klienta, należy zaznaczyć to obok siedziby firmy,
· określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD) – warto wpisać wszystkie możliwe rodzaje działalności, ponieważ jeśli będziemy chcieli poszerzyć dotychczasową, będzie trzeba za każdy dodatkowy wpis zapłacić.
Przykładowe rodzaje działalności to: usługi biurowe, tłumaczenia, marketing, pośrednictwo, usługi informatyczne, import, eksport itp.
· datę rozpoczęcia działalności – należy wpisać faktyczny moment rozpoczęcia. Należy wziąć pod uwagę czas oczekiwania na wpis do ewidencji. Średnio wynosi on w dużych miastach 2–3 tygodnie + jeszcze 3–4 tygodnie na załatwienie formalności w pozostałych urzędach. W mniejszych miastach jest on czasami krótszy;
· numer zezwolenia, jeśli nasza działalność wymaga wydania zezwolenia.
· termin: organ ewidencyjny doręcza z urzędu przedsiębiorcy zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, nie później niż w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia,
· dokument ten oprócz nas otrzymują także Urząd Skarbowy, ZUS i Urząd Statystyczny.
· Uwaga: Wszystkie zmiany dotyczące zmiany stanu faktycznego i prawnego (wszystkie dane, które zostały podane przy wpisie) należy zgłosić w Urzędzie Miasta lub Gminy w ciągu 14 dni od ich zaistnienia.
· Potrzebny dokument: dowód osobisty
Urząd Statystyczny – REGON:
· od 1 stycznia 2004 r. osoby fizyczne podejmujące indywidualną działalność gospodarczą mają możliwość złożenia formularza o wpis do REGON w okienku Urzędu Gminy w tym samym momencie, gdy składają wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej,
· Urząd Gminy wyręcza wówczas przedsiębiorcę i niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni od dnia dokonania wpisu, przesyła wniosek o wpis do REGON do Urzędu Statystycznego województwa, na terenie którego przedsiębiorca ma miejsce zamieszkania,
· w wyniku wpisu do rejestru podmiot otrzymuje zaświadczenie o nadanym numerze identyfikacyjnym REGON i ma obowiązek posługiwania się tym zaświadczeniem,
· podmioty zobowiązane są również do podawania numeru identyfikacyjnego REGON
w pieczęciach firmowych i drukach urzędowych.
Urząd Skarbowy:
· uwaga: Prywatny numer NIP osoby fizycznej staje się w momencie prowadzenia działalności numerem NIP firmy. Jeżeli do tej pory nie mieliśmy nadanego przez Urząd Skarbowy Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP), do składanej dokumentacji powinniśmy dołączyć wypełniony druk NIP–4.
· w przypadku gdy złożyliśmy zgłoszenie do Urzędu Skarbowego za pośrednictwem urzędu gminy – po załatwieniu formalności w banku i uzyskaniu numeru konta oraz po otrzymaniu z Urzędu Statystycznego zaświadczenia o numerze REGON należy złożyć w Urzędzie Skarbowym zgłoszenie aktualizacyjne z podaniem m.in. wykazu rachunków bankowych oraz
z poświadczoną kopią zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON,
· wcześniej należy również zdecydować, w jakiej formie chcemy płacić podatek dochodowy:
- w formie karty podatkowej,
- ryczałtu ewidencjonowanego,
- na zasadach ogólnych, wypełniając księgę przychodów i rozchodów,
*podatek na zasadach ogólnych ma prawo płacić każdy,
*podatek w formie karty podatkowej i ryczałtu mogą płacić osoby prowadzące działalność gospodarczą w określonych branżach i rodzajach (np. handel obnośny, wynajem pokoi, usługi krawieckie),
· w Urzędzie Skarbowym należy również zadeklarować, czy będziemy vatowcami (płatnikami podatku VAT), czy też nie (pełna księgowość),
· podatnicy, którzy chcą być VATowcami muszą pamiętać, iż przed dniem wykonania
pierwszej czynności objętej opodatkowaniem podatkiem VAT muszą złożyć w Urzędzie
Skarbowym zgłoszenie rejestracyjne – druk VAT–R,
· przed wizytą w Urzędzie Skarbowym należy również podjąć decyzję, czy prowadzimy sami księgowość, czy zlecimy to firmie zewnętrznej,
· nieznajomość przepisów nie zwalnia nas od odpowiedzialności, nawet jeżeli zawini biuro rachunkowe, ponieważ dokumenty zatwierdzamy własnym podpisem.
ZUS – zgłoszenie do ubezpieczeń:
· w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, tj. od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej należy zgłosić do ubezpieczeń siebie oraz dokonać zgłoszenia płatnika (firmy),
· aby zgłosić firmę, musimy wypełnić formularz ZFA (zgłoszenie płatnika składek – osoby fizycznej),
· do zgłoszenia ZFA należy dołączyć kopie decyzji Urzędu Skarbowego o nadaniu
numeru NIP i zaświadczenia Urzędu Statystycznego o nadaniu aktualnego numeru
REGON.
Pieczątka:
· kolejnym krokiem jest założenie konta w banku, ale jest to niemożliwe bez pieczątki,
· dlatego należy wyrobić sobie pieczątkę, na której musi znaleźć się przynajmniej:
- pełna nazwa firmy,
- siedziba firmy,
- numer REGON,
· z powyższego wynika, że dopóki nie dostaniemy numeru REGON z Urzędu Statystycznego nie możemy rozpocząć działalności,
· potrzebne dokumenty: z reguły żadne dokumenty nie są potrzebne, ale na wszelki wypadek można wziąć oryginał Wpisu do Ewidencji i dowód osobisty.
Konto w banku:
· Ustawa Prawo działalności gospodarczej z dn. z dnia
2 lipca 2004 (Dz. U. Nr 173, poz. 1807) nakłada na przedsiębiorców obowiązek posiadania rachunku bankowego,
· założeniu konta należy poinformować Urząd Skarbowy,
· na miejscu w banku są wypełniane pewne formularze:
- wniosek o założenie konta,
- karty ze wzorem podpisu,
- wniosek o wyrobienie karty lub/i czeków,
· z reguły założenie konta nie trwa dłużej niż kilka dni,
· potrzebne dokumenty:
- dowód osobisty,
- ksero Wpisu do Ewidencji i oryginał do wglądu,
- ksero dokumentu nadania numeru REGON i oryginał do wglądu,
- zaświadczenie o NIP,
- pieczątka,
NAZWA FIRMY
nazwa jest pierwszą wizytówką firmy i może być zarówno istotną siłą, jak i słabością firmy czy przedsięwzięcia,
wybierając nazwę firmy, powinniśmy pamiętać o tym, że może ona informować o rodzaju prowadzonej działalności oraz promować firmę,
zdecydowana większość przedsiębiorców wybiera niewiele mówiące, obco brzmiące połączenia słów, które nie tylko o niczym nie informują, ale są trudne do zapamiętania (taka nazwa nie razi, ale i nie pełni roli informacyjnej),
pewna grupa przedsiębiorców użycza własnego nazwiska swojej firmie co ma wywołać u nabywcy wrażenie pewności, solidności i bezpieczeństwa, gdyż przedsiębiorca swoim nazwiskiem gwarantuje jakość wyrobów i usług,
może to również świadczyć o dominującej pozycji jednego z partnerów (np. kancelaria prawna Wardyński) lub o historii i tradycji firmy (E. Wedel, Blikle),
nadając nazwę swojej firmie/przedsięwzięciu, należy również zastanowić się nad jej brzmieniem i odbiorem.
FORMA PRAWNA
indywidualna działalność gospodarcza,
spółka cywilna,
spółka jawna,
pozostałe formy prawne:
- spółka partnerska,
- spółka komandytowa,
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka komandytowo – akcyjna,
- spółka akcyjna.
SIEDZIBA FIRMY I JEJ LOKALIZACJA
Lokalizacja firmy:
lokalizacja firmy, a przede wszystkim placówek sprzedaży ma duże znaczenie w powodzeniu rozpoczętej działalności gospodarczej,
oznacza ona m.in. umiejscowienie siedziby firmy, jej zakładów, magazynów, przestrzenne rozmieszczenie jednostek handlowych i innych agend związanych z przedsiębiorstwem,
dla firm działających w takich branżach, jak gastronomia, handel czy hotelarstwo, lokalizacja może być najważniejszym czynnikiem decydującym o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia,
w postępowaniu przygotowawczym do wprowadzenia na rynek nowej firmy, oprócz poszukiwania skutecznej recepty na sukces, czyli wypracowania ogólnej koncepcji
działania, istotną rolę odgrywają również posiadane, albo stojące do dyspozycji, zasoby rzeczowe (środki trwałe), a w tym zabudowania i/lub pomieszczenia przeznaczone na prowadzenie interesu.
Działania wynikające z potrzeb lokalowych firmy:
należy najpierw określić wymogi, jakim powinien sprostać lokal, czy budynek przeznaczony na realizowanie zamierzonego przedsięwzięcia gospodarczego,
do prowadzenia działalności polegającej np. na dostarczaniu zleceniodawcy informacji (wyników obliczeń) uzyskiwanych w procesie przetwarzania danych w komputerze, usługodawcy wystarczy pokój we własnym mieszkaniu,
uruchomienie placówki małej gastronomii (kawiarenki, baru) albo niedużego sklepu osiedlowego, wymaga posiadania obszerniejszych pomieszczeń, odpowiednio do tego przystosowanych,
samo przystosowanie lokalu, pomieszczeń lub zabudowań obejmuje z reguły: zasilenie w gaz, energię elektryczną, wodę, odprowadzanie ścieków, a także nieraz drogę dogodnego dojazdu i miejsca rozładowywania wyposażenia i materiałów,
należy przy tym brać pod uwagę fakt, że wszelkie przedsięwzięcia gospodarcze muszą być realizowane w pełnej zgodzie z obowiązującymi przepisami: sanitarnymi, bhp, przeciwpożarowymi, a także branżowymi,
toteż, przed uruchomieniem działalności, należy zadbać o sprawdzenie stanu przygotowanych lokali, pomieszczeń oraz zabudowań wraz z wyposażeniem technicznym.
OCHRONA I UBEZPIECZENIE FIRMY:
Ubezpieczenie firmy:
wielu przedsiębiorców zapomina lub nie chce pamiętać jaką ważną rzeczą jest ubezpieczenie firmy,
czasem jednak może przytrafić się nam jakieś nieszczęście, które w bezpośredni lub pośredni sposób może doprowadzić do bankructwa firmy,
samo ubezpieczenia to nie wszystko. Dlatego ważną sprawą jest ubezpieczenie naszego przedsiębiorstwa, ale w taki sposób, by w razie szkody zrekompensowało nam poniesione straty.
Rodzaje ubezpieczenia firmy:
ubezpieczenie OC z tytułu prowadzonej działalności (odpowiedzialność za szkodę),
ubezpieczenie od utraty zysku (ochrona na wypadek zdarzeń losowych),
ubezpieczenie mienia (ubezpieczenie majątku firmy),
ubezpieczenie osobowe (ubezpieczenie zatrudnionych osób),
ubezpieczenie NNW (ubezpieczenie w razie nieszczęsliwych wypadków).
ORGANIZACJA PRACY I DOKUMENTACJA DZIAŁALNOŚCI
Dobra organizacja pracy:
sukces organizacji pracy w małej firmie zależy od wielu rzeczy, które należy wziąć pod uwagę:
- sformułować w formie pisemnej i przedstawić wszystkim jasno określone cele,
- na czele działów należy postawić ekspertów,
- wyeliminować nepotyzm i faworyzowanie,
- przekazać decyzje na najniższy szczebel,
- zapewnić jedność zarządzania,
- określić dokładnie, kto jest odpowiedzialny za wykonanie każdego zadania,
- unikać zbytniego rozproszenia zarządzania, utrzymać rozpiętość struktury w rozsądnych granicach,
- unikać podwójnego zwierzchnictwa,
- scentralizować kontrolę w przypadku zdecentralizowanego podejmowania decyzji,
- przygotować charakterystyki stanowisk podkreślające oczekiwane rezultaty,
- wyraźnie ustalić zasady funkcjonowania firmy i regularnie je aktualizować,
- przygotować charakterystyki stanowisk podkreślające oczekiwane rezultaty,
- wyraźnie ustalić zasady funkcjonowania firmy i regularnie je aktualizować,
- stworzyć możliwości rozwijania się nieformalnej struktury organizacyjnej i jej poznania,
- dokonać integracji celów osobistych – przedsiębiorcy i pracowników – z celami organizacji,
wyznaczyć następcę.